Wieviel Zeit spart xpense2go?

Wieviel Zeit spart xpense2go?

Interview mit Christian Müller von e.venture consulting, Berlin

Wieviel Zeit spart man mit xpense2go im Reisealltag? Das wollten wir ganz genau wissen und haben deshalb Christian Müller, Geschäftsführer bei e.venture consulting, Berlin, gefragt. Der Berliner mit mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Management-Beratung ist beruflich viel unterwegs und war einer der ersten Nutzer von xpense2go.

 

Weshalb brauchst Du eine App für die Reisekostenabrechnung?

Wie bei vielen Unternehmen war vor xpense2go die Reisekostenabrechnung bei uns weitgehend papierbasiert. Das übliche Procedere bestand aus Sammeln, Ausdrucken oder Scannen, Erfassen in Excel und nochmal Ausdrucken. Die vielen Medienbrüche haben mich hierbei schon immer gestört, ganz zu schweigen von der verschwendeten Arbeitszeit. Das war einfach ineffizient. „Optimiert“ habe ich mich früher darüber, die Reisekostenabrechnungen für die vergangenen 2 Monate gesammelt zu erfassen und einzureichen – dadurch hatte ich sicher den ein oder anderen Beleg in der Zwischenzeit verloren.

 

Wie genau hilft Dir xpense2go?

Mit der App von xpense2go werden viele Prozessschritte der Reisekostenabrechnung für mich eliminiert oder sehr effizient. Rechnungen, die ich per E-Mail bekomme (z. B. Online-Tickets der Bahn), leite ich einfach an mein xpense2go-Konto weiter. Papierbelege von Taxis oder Restaurants fotografiere ich bereits unterwegs mit der App; so brauche ich den Beleg erst gar nicht mitnehmen. Da die App fast immer die relevanten Informationen der Belege erkennt, spare ich mir die damals erforderliche Sortier- und Abtipparbeit. Die erkannten Belege erscheinen in der App und ich kann diese mit ein paar Klicks einer Reise zuordnen. Wenn ich nach einer Reise wieder in Berlin bin, sende ich bereits im Taxi auf dem Weg nach Hause die vollständige Abrechnung an unsere Buchhaltung. Das spart erheblich Arbeitszeit. Zusätzlich ich habe immer alle Belege sortiert im Zugriff. Mit xpense2go nerven meine Reisekosten nicht mehr.

 

Wieviel Zeit sparst Du schätzungsweise?

Früher habe ich sicher zwischen 30 und 45 Minuten gebraucht, um meine Reisekosten abzurechnen. Da ich Scanner und Drucker brauchte, ging das meist nur im Firmenbüro. Der umständliche Prozess des Abtippens ist durch xpense2go komplett weggefallen, da ich die Belege bereits unterwegs erfasse oder weiterleite und die App die notwendigen Daten automatisch extrahiert. Gefühlt beschäftige ich mich mit Reisekosten gar nicht mehr, obwohl ich über die App alle Reisekostenbelege erfasse. Das hat uns auch dazu bewogen, die App in unserer Firma einzuführen. Zusätzlich sehe ich für meine persönliche Liquiditätsplanung auch, welcher Reisekostenrückzahlungsbetrag noch aussteht. Auch spannend sind natürlich die Auswertungsmöglichkeiten.

Auch ist die Quote fehlerhaft erfasster Belege drastisch gesunken. Früher hatte ich durchaus mal die ein oder andere Nachfrage bzw. Korrektur in der Reisekostenabrechnung. Bisher habe ich (oder in diesem Fall die App) alles richtig gemacht. Das freut natürlich auch die Buchhaltung – und spart dort ebenfalls Zeit.

 

Wie hoch war der Einführungsaufwand für e.venture consulting?

App-Store öffnen, nach xpense2go suchen und installieren, Profil einrichten und fertig! Nach spätestens 2 Minuten ist die selbsterklärende App einsatzbereit. Die App funktioniert im ersten Schritt ohne eine aufwändige IT-Integration, da die Abrechnung und alle zugeordneten Belege als PDF ausgegeben werden. Nach einer kurzen Klärung mit unserer Buchhaltung, dass im PDF alle erforderlichen Informationen enthalten sind, konnten wir die App direkt ausrollen. Die App bietet natürlich auch weitere Schnittstellen wie z. B. zu Excel, um auch die Verarbeitung in der Buchhaltung zu automatisieren. Das haben wir aber noch nicht in Angriff genommen.

 

Die App bietet ja auch an, sonstige Rechnungen zu verarbeiten. Nutzt Du dieses Feature?

Anfangs nicht, aber inzwischen sammele ich auch private Belege, z. B. für die Steuer oder Garantiebelege in der App. Das ist wirklich praktisch, da die App auch hier die Beträge und die Texte der Belege erkennt und ich später nach Schlagworten suchen kann.

 

Hast Du ggf. einen Vorschlag, was wir an der App noch verbessern sollten?

Ich habe gesehen, dass Ihr mit dem letzten Update nun fast alle Länder Europas als Reiseländer abdeckt. Das stand auf meiner Wunschliste.

 

Danke für das Interview, Christian!

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